Szkolenia służą nie tylko podwyższeniu kompetencji i umiejętności pracowników – mają też duży wpływ na ich motywację i satysfakcję z pracy. Na co należy zwrócić uwagę w procesie wyboru firmy szkoleniowej? Jak wybrać najlepszą ofertę, zrealizować założone cele i dobrze wydać pieniądze? Na czym polega wsparcie brokera usług szkoleniowych i jakie korzyści się z nim wiążą? 

Decyzja lidera, potrzeba zgłoszona przez szefa zespołu, prośba ze strony pracowników – jest wiele impulsów, które prowadzą do podjęcia decyzji o organizacji szkolenia. Rozpoczyna się wówczas czasochłonny i skomplikowany proces wyboru zakresu tematycznego oraz firmy, która przeprowadzi szkolenie. Na rynku są tysiące ofert – ich przegląd jest często zlecany osobom, które nie mają w codziennej pracy styczności ze szkoleniami. Oznacza to, że proces ten zajmie dużo czasu, a do tego łatwo będzie się w nim pogubić.  

Przyjrzyjmy się najważniejszym etapom, przez które należy przejść w procesie wyboru szkolenia. Pozwoli to uniknąć większości przykrych niespodzianek. 

Analiza potrzeb. Jaki problem ma rozwiązać szkolenie?  

Najpierw należy odpowiedzieć na pytanie, co jest najważniejszym celem szkolenia – podniesienie poziomu wiedzy, trening umiejętności miękkich, a może integracja i zapewnienie zespołowi rozrywki? Silnym trendem w ostatnim czasie jest korzystanie z oferty znanych osób ze świata mediów (w tym społecznościowych) czy rozpoznawalnych mentorów biznesowych. Takie osoby zazwyczaj działają jak magnes i wzbudzają ciekawość, która przekłada się na duże zainteresowanie ze strony uczestników. Nie zawsze jednak idzie to w parze z wymiernym efektem merytorycznym. Nie musi być to wcale wadą takiej oferty – warto jednak zdawać sobie sprawę, za co faktycznie się płaci (niemałe w takim przypadku) pieniądze. Jeżeli celem jest zrobienie wrażenia na pracownikach, zapewnienie im rozrywki czy podkreślenie wysokiego statusu firmy, która może pozwolić sobie na współpracę z takimi osobami – czemu nie. Taki wybór może jednak być chybiony w sytuacji, gdy mamy realny problem do rozwiązania. Czym innym jest wysłuchanie inspirującej przemowy, a czym innym – konkretna praca warsztatowa nad rozwojem kompetencji czy umiejętności miękkich. Dlatego kluczową kwestią przy wyborze szkolenia jest rzetelna analiza potrzeb. Dużą wartość dodaną wnosi w tym przypadku know-how zewnętrznego doradcy, który przeprowadza tzw. RAPS, czyli rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych. Pogłębiony wywiad pozwala konsultantowi zgłębić realną sytuację, w jakiej znajduje się firma oraz zdiagnozować problemy, które utrudniają jej funkcjonowanie i rozwój. Często takie, z których jej zespół nie zdaje sobie nawet sprawy.  

Program i narzędzia 

Gdy już wiadomo, jakiego szkolenia potrzebują pracownicy, warto zagłębić się w szczegóły ofert i sprawdzić, za co faktycznie zapłaci zamawiający. Weryfikacja powinna dotyczyć wielu aspektów – zawartości merytorycznej, formy komunikacji i narzędzi. Przykład? W ostatnich dwóch latach niemal cała branża szkoleniowa przeszła w tryb online. Warto więc sprawdzić, jakie są oczekiwania zespołu w tym zakresie. W wielu przypadkach pracownicy czują znużenie i niechęć do komunikacji przez Teams czy Zoom i tym samym oczekują szkolenia stacjonarnego – z integracją i możliwością spędzenia czasu przy nieformalnych rozmowach. Inni z kolei mogą obawiać się szkoleń stacjonarnych ze względów bezpieczeństwa – trzeba to sprawdzić i uwzględnić. 

Szkolenie powinno być również spersonalizowane pod kątem specyfiki i profilu grupy, która ma w nim uczestniczyć. Innej formuły i metod komunikacji będą oczekiwali przyzwyczajeni do analogowych narzędzi pracownicy z wieloletnim stażem, a innej przedstawiciele pokolenia Z, dla którego środowiskiem naturalnym jest świat cyfrowy. Podczas niektórych szkoleń, zwłaszcza w obszarze umiejętności miękkich, nagrywa się uczestników. Sugerowane jest wcześniejsze sprawdzenie nastawienia do takiej metody oraz zebranie zgód na wykorzystanie wizerunku. Pozwala to na zabezpieczenie obszaru ochrony danych osobowych. Jednocześnie może poprawić efektywność samego szkolenia poprzez redukcję oporu uczestników. W wielu firmach, zwłaszcza największych, w obawie o cyberbezpieczeństwo wprowadzane są ograniczenia możliwości korzystania z zewnętrznych narzędzi IT czy platform internetowych. Warto o tym wiedzieć, by uniknąć sytuacji, w której główne narzędzie szkoleniowe okaże się bezużyteczne. Kolejna kwestia to język, w jakim odbywa się szkolenie – coraz częściej oczekiwaniem jest prowadzenie go w języku angielskim, zwłaszcza w przypadku firm, w których pracują międzynarodowe zespoły.   

Bezpieczeństwo 

To nowy aspekt, który pojawił się w związku z wybuchem pandemii. Spektrum reakcji na ewentualne zagrożenia związane z zakażeniem jest bardzo szerokie, dlatego trzeba zawczasu określić zasady obowiązujące podczas szkolenia. Należy odpowiedzieć na następujące pytania: czy szkolenie ma być dostępne wyłącznie dla osób zaszczepionych? Czy wprowadzamy obowiązek wykonania testu na COVID-19 przed rozpoczęciem szkolenia? Czy stosujemy zasady dystansu społecznego? Ustalenia w tym obszarze należy w jasny sposób zakomunikować pracownikom, by wiedzieli, co ich czeka. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych nieporozumień – warto o to zadbać, zwłaszcza, że temat ten budzi duże emocje. 

Logistyka, finanse i wszystkie formalności, o których trzeba pamiętać 

Ustalenie ceny szkolenia to nie wszystko – obie strony powinny zadbać o maksymalną transparentność we wszystkich obszarach, które dotyczą finansów. Nieporozumienia na tym tle potrafią skutecznie zepsuć atmosferę przed rozpoczęciem szkolenia i tym samym utrudnić osiągnięcie zamierzonych celów. Dlatego trzeba ustalić termin płatności, kwestie zaliczek, możliwość i warunki finansowe całkowitej lub częściowej anulacji czy terminy graniczne, do których należy potwierdzić skład grupy. Równie ważna jest logistyka – noclegi i wyżywienie (w tym diety specjalne), transport na miejsce czy ustalenie, kto finansuje pobyt i catering trenera. To ważne zwłaszcza w przypadku osób znanych, które nierzadko mają bardzo wysokie wymagania w tym zakresie. W umowie powinno być również jasno sprecyzowane, kto odpowiada za dostarczenie materiałów szkoleniowych i jaką mają mieć one formę. 

Oszczędzić czas i pieniądze  

Wybór szkolenia to wieloetapowy proces, który angażuje sporo energii i czasu ze strony zamawiającego. Choć wiele firm decyduje się samodzielnie przejść przez wszystkie jego etapy, coraz więcej organizacji korzysta ze wsparcia doradców. Ich zadaniem jest przeanalizowanie potrzeb organizacji i zaproponowanie efektywnego i optymalnego pod względem kosztów rozwiązania. Jakie korzyści wiążą się z zaangażowaniem profesjonalnego konsultanta?  

Doradca wie, jakie pytania należy zadać w toku diagnozy potrzeb (oraz komu je zadać) – w związku z tym proces przebiega sprawnie, a liderzy i pracownicy są absorbowani tematem organizacji szkolenia tylko w takim zakresie, który jest niezbędny do jego prawidłowego wyboru. Dzięki temu mogą poświęcić swój czas i energię na rozwijanie biznesu i aktywność, która generuje korzyści dla firmy.  

Sensem każdej dobrej usługi doradczej jest sprawienie, by klient wydał pieniądze w najlepszy możliwy sposób – w przypadku skrojonego na miarę, świadomie dobranego szkolenia wymierny zwrot z inwestycji jest znacznie bardziej prawdopodobny. Doradca często pełni funkcję zewnętrznego konsultanta, który w obiektywny sposób patrzy na całość organizacji i dzieli się spostrzeżeniami wykraczającymi poza proces wyboru szkolenia. Umożliwia to liderowi spojrzenie na zarządzaną przez siebie firmę z innej, szerszej perspektywy. Konsultant potrafi wskazać obszary, które wymagają dodatkowej pracy i w które warto zainwestować. To ważna wartość dodana – często podczas rozmów o potrzebach szkoleniowych ujawniają się niesprecyzowane dotąd problemy czy trudności, które mają negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji.  

Ostatnim, nie mniej ważnym aspektem jest pozytywny wpływ na pracowników i ich motywację. Dobrze dobrane szkolenie, które odpowiada na realne potrzeby i rozwiązuje faktyczne problemy, zostanie docenione przez zespół. Wpłynie również na wzmocnienie więzi między pracownikami a firmą – każdy lubi mieć poczucie, że ktoś w świadomy, przemyślany sposób inwestuje w jego rozwój. To czynnik, który może wspierać job crafting w organizacji (budowanie poczucia sensu wykonywanej pracy), a tym samym pomagać w utrzymaniu pracowników. Dobrze dobrane szkolenia, oprócz wartości merytorycznej, mogą mieć wpływ na wewnętrzny employer branding i wzmacnianie wizerunku firmy w oczach jej pracowników. A ten jest ważnym narzędziem w walce o najlepszych specjalistów na rynku.